高校档案分类归档工作探析

一、问题提出

档案是最早产生的文献之一， 是现代社会信息的重要门类。高校档案是学校发展的重要组成部分， 是学校发展的一部分， 又要与学校发展共进， 同时在学校发展中发挥独特的作用。它由具有保存价值的各种文字， 图表， 声像等构成， 因此作好档案管理工作， 是档案利用的前提。档案实体管理分为收集、整理、 保管、 统计等工作环节， 随着档案的信息化发展， 很多传统的纸质档案逐渐被电子档案替代。档案机构在收集档案之后,须对档案进行详细的整理, 对档案信息进行有效的整合, 并采取多元化的利用方式， 为社会提供良好的实践服务， 因此档案的收集及立卷就成了一项非常重要的工作。

二、高校档案分类具体工作

档案工作由校长领导， 纳入高校整体规划， 建立健全的档案机构、 档案库房， 由高校各部门选出兼职档案员， 每年由兼职档案员整理移交给档案机构的档案工作者， 并立卷入库。

高校档案主要分为五大类： 学生成绩、 论文、 名册等为教学类； 学校行政、 党群部门产生的文件、 会议纪要归为党政类； 财会档案、 学校申请的科研项目及基建部门的相关资料； 学校派遣相关人员出席的国际会议， 考察、 讲学， 聘请的境外专家、 中外合作办学， 港澳台专家、 学生等材料归为外事类； 其次为出版及声像类。下面， 分别对各类档案的归档进行详细探讨。

（一）教学档案

教学工作是学校工作的重心， 它担任着重要角色， 教学档案是反映教师和学生教学的情况及对学术成果的肯定， 具有一定的保存价值。由于过去学校对档案的不重视， 使得学生成绩混乱、 缺失等不规范化的归档， 给档案的利用带来了极为不便，也给学校及学生造成了负面影响。随着档案知识的普及， 高校各部门对档案工作逐渐重视， 通过档案管理工作者对各学院的指导及协助， 教学档案形成了一套规范化的归档流程。各学院每年对学生成绩按班归至档案馆， 学位论文以学院为单位进行归档， 最后由档案工作者对成绩进行编目、 装盒、 输机； 学位论文则实行一人一盒制。在利用教学档案时， 直接在档案管理系统里输入相应的信息， 查询到档号， 取出档案， 从而提高了档案利用的效率。

（二）党政档案

党群行政档案包括学校各行政单位每年产生的文件， 是评价党群、 行政工作和档案工作的依据。党政档案包括人事处的聘用合同， 审计处审计资料， 党政机关形成的文件， 会议材料，政府部门颁发的文件、 法律法规以及一些有参考价值的文件具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、 签章手续完整， 发现问题及时补救。

党政档案的文件资料为原始件， 按时间顺序排列。批复在前， 请示在后； 正文在前， 附件在后； 结论在前， 依据在后的归档原则。