医院综合档案管理存在的问题和创新型管理模式探究

医院综合档案是医院在各项活动中形成和保存下来的历史记录，可以大体分为与医疗活动相关的记录和日常管理建设活动记录，前者主要包括医生和救护车出诊记录、患者病历，医生的科研成果，医院工作人员外出教学、学习进修记录，医疗纠纷和事故责任认定的相关资料，药品和医疗器械的采购、使用和管理的相关材料，医院制作的预防保健知识的宣传材料等；后者主要包括医疗系统内部法律法规和政策方针、医院各项管理规定、各级医生、护士和其他行政工作人员的人事档案、党建材料和会议记录、文化活动的资料、会计档案、基建档案以及记录其他与医疗活动没有直接关系的活动的材料。这些记录材料一般以文字性文件、账簿、图纸、报表、论文著作、光盘录像等形式表现出来。由此可见，医院综合档案具有概括性强、涉及面广、表现形式多样、真实客观、数量庞大、错综复杂、不断发展等特点，是医院历史文化的沉淀，是医院制定工作决策和工作计划的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料，为促进医院的科学、平稳、可持续发展提供保障。

当前，医院综合档案的重要作用越来越受到人们的重视，在档案的管理工作中出现的问题也为人们所关注，本文就将分析医院综合档案管理工作存在的问题，并通过反思，结合实践，为构建创新型管理模式的提出一些建议。

一、医院综合档案管理存在的问题

1、医院对不同类型的档案的重视程度不同，造成档案的涉及面不够全面。

医院往往对于和医疗活动相关的档案比较重视，患者病历档案、医生出诊记录等材料既是医疗工作的基本依据，又可以为教学和科研提供基本素材，还可以为医生的提拔晋升提供参考，更重要的是在发生医疗事故和纠纷时，它可以作为证据材料出现，是调查取证的重要依据。因此，几乎所有医院对这类档案的管理都十分重视，投入大量的精力、物力和人力，很多医院都配有专门存放病历材料的档案室。相比之下，综合档案中的会计档案、文化活动记录、基建档案、设备管理档案等就得不到应有的注意，这些档案存在着或残缺丢失或记录不规范不准确或摆放混乱难以查找等多种问题，虽然在一定时期内不会对医院造成直接的明显的严重的影响，但一旦需要使用就会给相关工作带来麻烦，甚至影响到医院的正常工作。比如，医院会计档案不完整可能导致医院的账目不清、经费流失，影响医院的收益；又比如，有些历史悠久的老医院如果水电暖等线路管道老化，出现渗漏，基建档案又不完整，在排查和维修时就会遇到各种不便，给病人的治疗和生活都会造成一定的影响。

概言之，医院对和医疗工作直接相关和能为医院带来直接效益的档案比较重视，但是对于对于综合档案中的基建档案、设备档案、会计档案、声像资料、实物档案等的重视程度不够，导致医院档案涉及面不够全面，制约着医院有关部门及人员对档案资源利用的积极性和医院档案的真正价值的最大化发挥。

2、档案管理机构建设和管理制度不完整不健全。

由于近年来医疗水平的不断提高，医院的病房经常出现紧张局面（尤其是一些大医院），致使档案用房严重不足，加之不够重视，保存档案的基本设施配套建设跟不上，有些医院连专门的综合档案存放室都没有，也没有专门的主管领导或者工作人员负责，各类档案（如病历、科研、财务、人事等档案）都分散在各个部门，杂乱无章。另一方面，档案管理制度的不健全是很多医院存在的问题，是造成档案收集难、整理难、保存难的最主要因素。首先，没有规范和明确综合档案收集标准和范围，许多本应纳入系统的档案得不到完整保存，尤其是在人员变动和交接工作时更易造成档案的流失。其次，由于医院档案管理制度没有切合实际具体细化，职能部门对本部门的档案管理职责理解不清晰，有的科室为了自己的方便对本部门的档案随意扣压、外借、丢弃，对待借来的档案也不在意，使用之后不及时归还，影响到其他科室和整个医院的档案管理。 再次，没有统一的档案目录标准，职能部门只是根据各自的理解和使用习惯对档案资料进行简单整理，造成医院档案目录不统一，查找困难。最后，即使有的医院制定了一些相关规定，在执行过程中的监督力度不够，没有专门的人员，档案管理不计入工作考评，制度和条例形同虚设，难以解决存在的种种弊端。

3、档案管理人员的相关知识缺乏，工作积极性不高，服务意识差。

在实际调查中发现，很多基层医院都是由办公室其他行政人员兼职，他们往往缺乏档案学知识，没有相关的管理经验，又常因本职工作量大而无法将全部精力放在档案业务工作上, 更无法按计划进行日常档案管理工作, 使医院综合档案管理工作常处于应急、应付和被动工作的状态。另一方面，部分医院档案管理人员的观念还未从传统的实体管理向档案信息管理转变，工作中仍然从维护档案的物质安全和提供档案实体服务为主，并未意识到自己的第一职责是高效率为档案使用者提供档案信息。坐等使用者上门是主要的服务方式，而结合医院中心工作、提供主动服务，针对医院室藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式难以付诸实施。[1]

4、医院工作人员重收集整理，轻开发利用。

医院的档案管理人员比较重视档案的收集和保存，忽视了档案信息的开发和编研，档案管理人员与临床一线工作脱离，不了解一线工作的具体需要，信息的交流和反馈不及时不全面，信息资源编辑停留在档案材料汇编、编写大事记、组织机构沿革等最基本、最简单的参考资料上，很多珍贵的资料被束之高阁，“ 编”多“ 研”少，内容简单，形式单一，大多都是一些文件汇编、目录汇编、数字汇编，重点不突出。而真正知识性、学术性、带有研究价值的编研成果较少，不能准确地对医疗、教学、科研工作起指导作用，造成档案的潜在价值也不能得到充分的发挥。[2]

二、构建医院综合档案新型管理模式的途径探究

随着医疗改革的日益深化，医院对档案服务的要求在不断提高，医院档案涉及面和内容也将更广泛，更多样化。在解决好现有问题的基础上，如何跟上时代发展步伐，更好地完善医院的综合档案管理体系，这是新时期医院综合档案管理急需解决的问题。下面笔者就将结合时代要求和具体问题，以创新思想为指导，为构建新型管理模式提出一些建议。

1、管理意识的创新

首先，院领导要加强自身和全院职工的创新意识的培养，因为创新意识是内驱力，只有医院的领导和全院工作人员都具备了真正的创新意识，才会真正产生改革传统，进取创新的想法，观念的创新的实现创新的第一步。接下来要让这种创新意识深入到医院的各个工作岗位中，综合档案管理这个环节尤其要受到重视，档案管理人员要在明确自身工作重要性和必要性的基础上，努力更新思想观念，及时掌握国内外案学术、技术的最新发展动态，不断更新知识，主动学习先进的管理经验，改善知识结构，提高创造能力, 成为高素质的复合型档案管理人才，使档案工作在探索中创新，在创新中发展。

2、管理内容的创新

医院综合档案包罗万象，要囊括医院工作的方方面面，除了要收集和整理上文提到的各种档案，医院还应顺应时代潮流、医院发展和患者的实际需求丰富档案的内容，建立一些有针对性的特色档案。比如整理名医档案，医院可以通过业绩考核、科研成果统计、患者投票、院内评比等方式选出医术精、医德高的医务人员，将他们的个人基本情况、擅长领域、科研成果、坐诊时间、出诊费用等信息收集起来，整理成名医档案，向患者公开，这种信息的透明化和对等性，不仅便于患者有针对性的选择就医，也可以提升医院的声誉和知名度；还有些医院建立了特色服务档案，记录医院为患者开展的各种人性化特色服务。比如山西省肿瘤医院就本着服务患者的原则，相继开展了“淋巴瘤康复俱乐部”“无喉患者发音重建”、“粉红丝带关爱乳癌患者”、“放疗护送队”等活动使病人在接受治疗的同时享受到身心的愉悦，充分体现了对病人无处不在的人文关怀。档案管理人员利用文字、相机、录像等多种手段记录了详细记录了这些活动的策划、组织和良好效果，在省内外其他医院前来取经时为他们提供了图文并茂的详尽材料，促进了医疗机构的交流和共同进步。

    收集特色档案，丰富档案的分类是丰富医院文化、加强医院核心竞争力的保障之一，对医院的长远发展有着指导意义，是医院对外宣传的一个重要窗口。

3、管理制度的创新

完善管理制度是档案管理工作顺利进行的保障，医院要在健全管理制度、落实科室和个人责任、加强执行和监督力度的基础上，引入档案学学科知识，在档案管理的的各个环节、各个步骤，档都要做到条理清晰、目的明确，从初步收集、整理到最后归档都应统一使用和国际接轨的先进管理方法，并且要不断反思和尝试，与时俱进，争取形成一套符合档案学学科规律和医院自身实际，且在不断发展完善的动态管理制度，将综合档案管理工作全面系统地纳入准化、规范化、制度化管理的轨道。

4、管理手段的创新

在如今的信息化时代，计算机和互联网在档案管理工作中也起到了不可或缺的作用，计算机已成为现代办公必不可少的工具。由于医院综合档案的纷繁复杂、不断更新，传统的管理手段已经难以适应现代医院建设的要求，医院综合档案的网络化管理不仅可以满足大规模档案的存放，也便于日后的查找和修改补充，现已是大势所趋。医院要给档案室配备先进、完善的软硬件设备，建立一套灵活的结构化布线体系和覆盖面广、使用方便的计算机系统。对于新材料应该采用传统收集和电子收集这两种方法，对于年代久远，不易录入的图表也应该利用扫描仪制作成电子版保存。同时，还要建立一支会应用现代化操作设备的高素质的档案管理人员队伍，在加强他们的档案管理专业素质的时候也要兼顾培养他们的医学常识、计算机使用技能、数据库管理技能、网络安全知识等。最后，也是十分重要的一点是，加强网络安全管理，保护电子档案安全，对于档案信息系统应通过注册检查、身份验证、加密技术、系统日志、权限检查、数据备份、防火墙等方式，并设置系统恢复功能。[3]还应该使用国家认定的专业正规软件，防止因黑客、病毒的侵袭造成的电子档案丢失和泄漏，造成不必要的损失。