浅析施工企业会计电算化环境下的内部控制

摘要：会计电算化在施工企业中的运用，对其内部控制也提出了新的要求。电算化条件下，施工企业如何确保会计信息的真实性、提高内部控制的有效性，是我们应关注的焦点。本文分析了施工企业会计电算化下内部控制的必要性，并针对其现存的问题提出了对策建议。

 

关键词：施工;企业;会计;电算化;内部控制;问题

 

一、施工企业会计电算化下内部控制的必要性

 

从交易的授权和执行看，手工环境下与电算化环境下有较大差别。手工环境下，经济业务的各环节均有相关负责人签章，而电算化下则采用特殊的授权文件或口令进行业务处理，操作风险增大。从会计工作质量上看，手工环境下会计核算质量取决于执业人员的专业技能和职业道德，易于确保经济业务的连续性，而电算化下需要安全、稳定的操作系统，以及严密的内部控制功能，才能确保会计工作质量。从制度上看，建立健全电算化下的内控制度，有利于网络财务的保密性与安全性。施工企业在利用网络资源的同时，要充分考虑存储介质脆弱、会计信息系统不完善等因素，制定并完善内控制度，做好防御病毒、黑客攻击等工作，避免会计信息安全受到威胁。此外，管理型会计软件的发展对内控制度也提出了新的要求。针对内控制度中的真空地带，必须将新的控制程序、信息技术手段等嵌人信息系统中，以提高内控效率。

 

二、施工企业电算化环境下内部控制存在的问题

 

(一)会计电算化环境下存在系统安全隐患

 

会计电算化下的会计账务处理等基本都在计算机上操作，这相应地增加了操作上的风险，加大了施T企业内部控制的难度。主要表现为：一是因计算机系统故障、停电等突发事件，无法继续进行电算化操作；二是电算化环境下，会计信息等相关资料都储存在硬盘等介质中，一旦介质遭到毁损，内存的会计信息资料也会相应丢失；三是由于技术问题，会计电算化软件本身也存在安全隐患，会计信息易被泄露。

 

(二)会计电算化下操作人员职能划分不明确

 

施工企业会计电算化环境下，会出现多个会计岗位由一人负责的问题，大大减弱了会计人员之间相互监督、制约的作用，导致内控机制失效。另外，依托于计算机储存介质的数据，在安全性得不到保障的情况下很容易被修改，若一些缺乏职业道德的会计人员在操作时舞弊，也较难发现；或是其他人员通过不正当手段获知权限密码后，则可能对重要数据信息进行复制、删除、伪造等操作，这必然加大内部控制难度。

 

(三)会计人员存在非法操作的问题

 

电算化操作方式下，不仅考验会计人员的专业技能，更考验他们的职业道德。电算化环境下的内部控制中，由于系统程序、文件、数据等很容易被拷贝、修改、甚至伪造，但却查不到痕迹，因此，对于那些不遵守会计职业道德的会计人员，为达目的，利用职务之便进行非法操作，如违法改动、销毁会计资料等；还有一些会计人员专业技能不过关，对操作制度不熟悉，容易出现错误操作，给施工企业造成巨大损失。

 

(四)电算化环境下缺乏有效的内部控制制度

 

目前，施工企业电算化下内部控制制度不完善，表现为：一是思想认识上的差异。不少施工企业管理层认为内部控制就是对内部资产、成本费用的控制，而与会计电算化内部控制无关，甚至认为其相关的内控条文只是虚设。二是有些施工企业在硬件条件不达标的情况下就正式使用电算化软件系统，加大了内控难度。三是内控制度的制定未能结合施工企业实际情况，操作性不强。不少企业照搬照抄，看到其他企业非常有效的内控制度，拿来就用，却在本企业无法执行，严重影响了内控制度的有效执行。

 

三、加强施工企业电算化下内部控制的对策

 

(一)增强会计软件功能，保障信息安全

 

目前，不少施丁企业使用的会计软件逐步由核算型向管理型转变，但相应的模块功能还有待提升，因此要根据内部控制需要，将会计电算化归人整个管理信息系统中，增加、完善管理功能模块。由于会计信息的保密性和安全性是内控的重心之一，这必然要求我们在会计电算化下加强软件操作管理和数据备份丁作。通过设置系统操作权限等确保会计信息安全，利用网络技术实现数据的多介质、同步备份功能。

 

(二)明晰职责，不相容职务相分离

 

要将电算化下的会计职能与施工企业其他职能相分离。不相容的职务包括系统开发、数据维护管理、系统操作、数据录入、审核记账等，岗位设置过程中决不允许一人多岗，且应适时进行岗位轮换，以加强内部控制。在具体执行中，不论是联机处理，还是批量导人，系统中均要保留操作人员所有的信息处理记录，数据审核小组则应定期检查操作日志，以便及时发现非法操作。此外，会计人员即使发现信息处理过程中的交易数据错误，也不允许擅自纠错，而应提交相关部门予以处理。

 

(三)内部控制应加强对数据和程序的控制

 

一是做好对数据的控制，包括输入控制和通信控制。加强对凭证的控制是较为有效的输人控制手段，要对凭证的审核、自制、输入等各环节的全面控制。还应采用各种技术手段来增强电算化信息系统功能，确保数据在传输过程中的准确、可靠及安全。二是加强程序控制。既要保证程序不被损坏、不被修改等，又要做好系统程序备份工作，以备系统损坏后重新安装。此外，要避免非系统维护人员接触源程序、加密文件等，并定期对系统进行病毒检测，确保系统安全。

 

(四)建立健全电算化下内部控制制度

 

首先，施工企业管理层必须清晰地认识到电算化条件下内部控制的重要性，在分析企业实际情况的基础上，做好信息系统的管理控制工作，并结合实践制定切实可行的内控制度。其次，内控制度的制定应当全面，能够涵盖会计工作管理、岗位职责划分、日常操作管理、会计档案管理及计算机管理等内容。最后，仅有好的内控制度是不够的，还应提高相关人员的执行力。通过建立有效的激励约束机制，并制定相应的考评指标及激励措施，将内控制度执行的评价结果与绩效考核挂钩，进而确保内控执行的有效性。

 

参考文献：

 

[1]李晓丽．会计信息化下的企业内部控制问题探讨[J]．金融经济．2010

[2]胡洁，章旭颖，蒋翠．会计电算化环境下企业内部控制存在的问题及对策研